Datenschutzerklärung Anker Immobilien GmbH

Teil 1 – Datenschutzerklärung für Mietinteressenten und Mieterschaft

1. Einleitung

Dieses Dokument beschreibt, wie wir Ihre persönlichen Daten verarbeiten und welche Rechte Sie in diesem Zusammenhang haben. Die Bearbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt im Einklang mit dem schweizerischen Datenschutzrecht, insbesondere dem Bundesgesetz über Datenschutz (DSG) und – soweit anwendbar – ausländischem Datenschutzrecht, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union (EU).

Wenn Sie uns Personendaten anderer Personen (z.B. Familienmitglieder, Daten von Arbeitskollegen) zur Verfügung stellen, stellen Sie bitte sicher, dass diese Personen die vorliegende Datenschutzerklärung kennen und teilen Sie uns deren Personendaten nur mit, wenn Sie deren Einwilligung besitzen und diese Personendaten korrekt sind.

Unter Personendaten werden Angaben verstanden, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen.

2. Verantwortliche für die Bearbeitung

Ihre Personendaten werden von den folgenden Verantwortlichen (nachfolgend «wir») bearbeitet:

Anker Immobilien GmbH;
Ihrer Vermieterin oder Ihrem Vermieter und deren oder dessen verbundene Unternehmen, beziehungsweise deren Vertreter.

Für Anliegen im Zusammenhang mit der Bearbeitung Ihrer Personendaten wenden Sie sich vorzugsweise an: Anker Immobilien GmbH, Gasometerstrasse 30, CH-8005 Zürich

E-Mail: info@anker-immobilien.ch

3. Datensicherheit

Zur Sicherung Ihrer Personendaten unterhalten wir technische und organisatorische Sicherungsmassnahmen gemäss dem aktuellen Stand der Technik sowie gemäss den Risiken, welche die jeweilige Bearbeitung mit sich bringen kann.

4. Zweck und Kategorien der bearbeiteten Personendaten

4.1 Abschluss Mietvertrag

Zum Zweck der Anbahnung, des Abschlusses und der Erstellung des Mietvertrages, zur Erfüllung unserer gesetzlichen (insbesondere mietrechtlichen) Pflichten sowie zur Erbringung von Dienstleistungen, welche Sie von uns beziehen möchten, erheben wir insbesondere folgende Daten:

Persönliche Daten wie Name, Geschlecht, Geburtstag, Zivilstand, Nationalität, Bürgerort/Heimatort, Aufenthaltsbewilligung, amtlicher Ausweis, Foto, Sprache, Angaben über Familienangehörige respektive zu den im Haushalt lebenden Personen;
Kontaktdaten wie Adresse, E-Mail, Telefonnummer;
Berufliche Daten wie Ausbildung, Beruf, Arbeitgeberin oder Arbeitgeber;
Finanzielle Daten wie Einkommen, Mietausstände, Bonitätsauskünfte, Betreibungsauskünfte, Verlustscheine;
Bank- und Versicherungsdaten, Zahlungsinformationen;
Referenzen inkl. aktueller Vermieter mit Kontaktangaben;
Aktuelle Wohnverhältnisse und Grund des Wohnungswechsels;
Inhaltsdaten (Text, Bild, Sprache) vor und während des Mietverhältnisses wie Briefe, E-Mail-Kommunikation, Kommunikation über Plattformen oder Online-Kanäle, Termine, Telefonate;
Zutrittsdaten, Videoüberwachungsdaten;
Haustiere, Musikinstrumente;
Verbrauchswerte (Elektrizität, Wasser, Heizung);
Bei genutzten Smart-Home-Lösungen die entsprechenden Personendaten;
Weitere Daten, welche Sie zur Verfügung stellen oder zugänglich machen.

Besonders schützenswerte Personendaten (wie Betreibungsregisterauszüge, Bonitätsauskünfte) werden nach entsprechender Einverständnisverklärung bearbeitet.

Wir bearbeiten sodann folgende Kategorien von besonders schützenswerten Personendaten:

Daten über Massnahmen der Sozialhilfe (falls für die Bezahlung der Miete notwendig);
Daten über verwaltungs- und strafrechtliche Verfolgungen oder Sanktionen (im Fall von Haus- oder Rayonverboten);
Biometrische Daten bei Zutrittsanlagen.

Ohne diese Daten sind wir nicht in der Lage, einen Vertrag mit Ihnen zu schliessen oder diesen abzuwickeln. Mit der Bekanntgabe von Personendaten durch die betroffenen Personen erklären diese ihr Einverständnis zur Datenbearbeitung.

4.2 Weitere Zwecke

Weiter bearbeiten wir Ihre Personendaten zu den folgenden Zwecken:

Identitäts- und Bonitätsprüfung;
Inkasso;
Zutrittsmanagement;
Kommunikation und Tracking der Kommunikation;
Digitalisierung (scanning eingehender Dokumente);
Bauliche Massnahmen und Planung;
Liegenschaftsbewertungen;
IT-Testing/IT-Entwicklung;
Sicherheit (bspw. Videoüberwachung) zur Wahrung des Hausrechts und sonstige Massnahmen zur IT-, Gebäude- und Anlagesicherheit;
Prävention und Aufdeckung von Missbräuchen;
Interessenwahrung in allfälligen Rechtsstreitigkeiten.

5. Weitergabe von Personendaten an Dritte

Wir behandeln Ihre Daten vertraulich. Soweit notwendig und gesetzlich zulässig, geben wir ihm Rahmen unserer Geschäftstätigkeit Ihre Personendaten auch an Dritte weiter. Zu diesen Dritten zählen unter anderem:

Unternehmen und deren Mitarbeiter, welche in unserem Auftrag Personendaten weisungsgebunden bearbeiten (bspw. IT-Dienstleister);
Dritte, soweit für die Durchführung des Mietverhältnisses oder aufgrund von Rechtsvorschriften erforderlich (bspw. Handwerker, Architekturbüros, Bauunternehmen, Sachverständige, Banken, Versicherer, Wasser-, Energie- und Telekommunikationsunternehmen, Hauswart-, Unterhalts- und Bewirtschaftungsdienstleister, Unternehmen im Bereich von Beschriftungen, Versandunternehmer, Zahlungsanbieter sowie weitere Dienstleister);
Sicherheitsdienstunternehmen;
Provider von Smart-Home-Anwendungen;
Mitmieter, Miteigentümer und andere Personen mit einem berechtigten Interesse, soweit für die Durchführung des Mietverhältnisses oder aufgrund von Rechtsvorschriften erforderlich (bspw. Informationen zwecks Abrechnung der Heiz- und Nebenkosten);
Öffentliche Stellen und Behörden, soweit zur Erfüllung von Meldepflichten und gesetzlichen Vorgaben notwendig;
Auskünfte zum Zwecke der Bonitätsauskunft;
Inkassounternehmen, Anwaltskanzleien, Gerichte, Schlichtungsstellen, Betreibungsämter etc. zwecks Geltendmachung und Durchsetzung unserer Ansprüche und Rechte;
Mietinteressenten zwecks Absprache eines Wohnungsbesichtigungstermins;
Potentielle direkte oder indirekte Käuferinnen und Käufer des Mietobjekts;
Übliche IT-Provider und IT-Dienstleistungsunternehmen;
Übliche Dienstleistungsunternehmen wie Buchhaltung, Archivierung;
Immobilienbewertungsunternehmen.

Wir haben keinen Einfluss auf die Bearbeitung Ihrer Personendaten durch diese Verantwortlichen. Bitte beachten Sie die Datenschutzerklärung dieser Dritten.

6. Automatisierte Entscheide (Online-Bewerbungsprozess)

Wir wenden in unserem Unternehmen automatisierte Einzelentscheidungen für den Vermietungsprozess an, die unter die Ausnahmeregelung gemäss DSG fallen. Das heisst konkret, dass alle automatisierten Einzelentscheidungen durch eine natürliche Person überprüft und gegebenenfalls geändert werden.

7. Wo werden Ihre Daten bearbeitet und gespeichert?

lhre Personendaten können grundsätzlich in der Schweiz, in den Mitgliedstaaten der EU und des EWR und im Vereinigten Königreich bearbeitet werden. Das angemessene Datenschutzniveau dieser Länder ergibt sich aus den Feststellungen des Bundesrats.

Es ist nicht ausgeschlossen, dass lhre Vermieterin/Ihr Vermieter, ein (Dritt-) Bewirtschaftungsunternehmen oder ein Dienstleister lhre Personendaten auch ausserhalb dieses Gebiets bearbeitet, bspw. durch den Beizug von Konzerngesellschaften oder ausländischen IT-Dienstleistern. In diesem Fall können Ihre Personendaten auch in anderen Staaten bearbeitet werden, bspw. in den USA, grundsätzlich aber weltweit. Diese Staaten verfügen nicht alle über Gesetze, die ein dem schweizerischen Recht entsprechendes Datenschutzniveau gewährleisten. Um den schwächeren gesetzlichen Schutz vertraglich auszugleichen werden vertragliche Vorkehrungen getroffen. Dazu werden meist die auch vom schweizerischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) anerkannten EU-Standardvertragsklauseln, die unter https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX%3A32021D0914 abrufbar sind, angewendet. Ausnahmsweise können Personendaten auch ohne solche vertraglichen Vorkehrungen ins Ausland übermittelt werden, bspw. bei Rechtsverfahren im Ausland, aber auch in Fällen überwiegender öffentlicher Interessen, wenn eine Vertragsabwicklung eine solche Bekanntgabe erfordert oder wenn Sie separat in die Bekanntgabe eingewilligt haben.

8. Dauer der Speicherung Ihrer Daten

Wir verarbeiten und speichern Ihre Personendaten so lange, als wir dazu gesetzlich verpflichtet sind oder unsere berechtigten Geschäftsinteressen dies erfordern respektive als es der Zweck der Erfassung Ihrer Daten notwendig macht, wobei Mietverträge und die damit in Zusammenhang stehenden Personendaten nach den Grundsätzen der allgemeinen Verjährungsfrist (Art. 127 OR) 10 Jahre über die letzte vertragliche Leistung (i.d.R. Abrechnung der Nebenkosten bzw. Rückerstattung des Mietzinsdepots) hinaus aufbewahrt werden. Sind Ihre Personendaten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich, werden sie grundsätzlich und soweit möglich und nicht mit unverhältnismässig hohem Aufwand verbunden, gelöscht oder anonymisiert.

Kommt bei Mietinteressenten kein Mietvertrag zustande, so werden die diesbezüglichen personenbezogenen Daten spätestens einen Monat nach Absage gelöscht. Davon ausgenommen sind Mietinteressenten, welche die Aufnahme auf eine Warte/Interessentenliste explizit wünschen.

9. Ihre Rechte als betroffene Person

Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt werden, haben Sie als betroffene Person folgende Rechte:

Recht auf Auskunft;
Recht auf Berichtigung;
Recht auf Widerspruch gegen unsere Datenbearbeitung;
Recht auf Datenherausgabe oder Datenübertragung.

Auskunfts- und Herausgabebegehren sind an die in Ziffer 2 aufgeführte Stelle zu stellen.

Sie haben das Recht, bei der zuständigen Datenschutzbehörde Beschwerde einzureichen.

10. Änderungen an der vorliegenden Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Erklärung jederzeit unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben anzupassen.

Teil 2 – Ergänzende Datenschutzerklärung für unsere Webseite

Mit den nachfolgenden Datenschutzinformationen möchten wir Ihnen näher erläutern, wie mit Ihren Daten bei Nutzung unsere Website umgegangen wird.

Damit Sie wissen, welche Personendaten wir von Ihnen erheben, für welche Zwecke wir sie verwenden, an wen sie gegebenenfalls weitergegeben werden und welche Rechte Sie im Zusammenhang mit der Nutzung Ihrer Personendaten durch Anker Immobilien GmbH haben, nehmen Sie bitte die nachstehenden Informationen zur Kenntnis.

Sodann weisen wir auf die Datenschutzerklärung für Mietinteressenten und Mieter hin.

1. Datenbearbeitung beim Besuch der Website (Log-File)

Die Nutzung unserer Website ist jedem Nutzer ohne Anmeldung möglich.

Beim Besuch unserer Webseite werden folgende technische Daten erfasst und bis zur automatisierten Löschung nach spätestens 12 Monaten auf unserem Server gespeichert:

Browsertyp und Browserversion;
verwendetes Betriebssystem;
Referrer URL;
Hostname des zugreifenden Rechners;
Uhrzeit der Serveranfrage;
IP-Adresse;
Quelle/Verweis, von welchem Sie auf die Seite gelangen;
Menge der gesendeten Daten in Byte.

Hierbei handelt es sich ausschließlich um Informationen, welche keine Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen. Die Erhebung und Verarbeitung dieser Daten dienen zur Sicherstellung eines problemlosen Verbindungsaufbaus und Optimierung der Nutzung unserer Website. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Personendaten wird nicht vorgenommen.

Wir behalten uns vor, die Log-Files nachträglich zu überprüfen, sollten konkrete Anhaltspunkte auf eine rechtswidrige Nutzung hinweisen.

Der Webhosting-Anbieter schützt diese Daten mit technischen und organisatorischen Massnahmen vor unerlaubten Zugriffen und gibt sie nicht an Dritte weiter.

2. Bearbeitungszwecke

Wir bearbeiten Ihre Personendaten bei Nutzung der Webseite insbesondere für folgende Zwecke:

Statistische Erhebung und Optimierung der Nutzererfahrungen;
Sicherstellung der Funktionalität und Gewährleistung der Sicherheit der Webseite (bspw. zur Wahrung der IT-Sicherheit, zur Abwehr möglicher Angriffe und zur Optimierung der Funktionalität und Inhalte der Webseite). Dazu setzen wir in einigen Bereichen Cookies ein. Diese erleichtern Ihnen die Nutzung unserer Webseite;
Verfügungstellung von Formularen, Dokumente und Informationen für Mietinteressenten und Mieter.

3. Personendaten, die der Nutzer uns übermittelt

Wir erheben und bearbeiten Personendaten, die der Nutzer freiwillig über unsere Kontakt E-Mail-Adresse, telefonisch oder auf eine andere Art und Weise übermittelt. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage vorvertraglicher Massnahmen oder in Erfüllung eines Vertrages (vgl. dazu die Datenschutzerklärung für Mietinteressenten und Mieterschaft). In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der von Ihnen an uns gerichteten Anfrage.

4. Links zu anderen Websites

anker-immobilien.ch enthält links zu Websites von Dritten. Für deren Inhalt sowie Datenschutzpraktiken sind wir nicht verantwortlich.

5. Cookies

Cookies helfen, Ihren Besuch auf unserer Website einfacher, angenehmer und sinnvoller zu gestalten. Cookies sind Informationsdateien, die Ihr Webbrowser automatisch auf dem Speicher Ihres Endgerätes speichert, wenn Sie unsere Internetseite besuchen. Cookies beschädigen weder den Speicher Ihres Endgerätes noch werden von diesen Cookies Personendaten von Ihnen an uns übermittelt.

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Sie können Ihren Browser konfigurieren, dass keine Cookies auf Ihrem Computer gespeichert werden. Die Deaktivierung von Cookies kann dazu führen, dass Sie nicht alle Funktionen unserer Website nutzen können.

6. Google Analytics

Wir setzen auf unserer Website mitunter auf Google Analytics ein. Dies ist eine Dienstleistung von Dritten, der Sitz von Google Analytics befindet sich in Irland. Google Irland stütz sich dabei auf Google LLC (mit Sitz in den USA) als Auftragsbearbeiter (beide «Google»; www.google.com), mit welcher wir die Nutzung der Website (nicht personenbezogen) messen und auswerten können. Hierzu werden permanente Cookies benutzt, die der Dienstleister setzt. Wir haben den Dienst so konfiguriert, dass die IP-Adressen der Besucher von Google in Europa vor einer Weiterleitung in die USA gekürzt werden und dadurch nicht zurückverfolgt werden können. Wir haben die Einstellungen «Datenweitergabe» und «Signals» ausgeschaltet. Obwohl wir annehmen können, dass die Informationen, welche wir mit Google teilen, für Google keine Personendaten sind, ist es möglich, dass Google von diesen Daten für eigene Zwecke Rückschüsse auf die Identität der Besucher ziehen, personenbezogene Profile erstellen und diese Daten mit den Google-Konten dieser Personen verknüpfen kann. Soweit Sie sich beim Dienstleister selbst registriert haben, kennt der Dienstleister Sie auch. Die Bearbeitung Ihrer Personendaten durch den Dienstleister erfolgt dann in Verantwortung des Dienstleisters nach dessen Datenschutzbestimmungen. Uns teilt der Dienstleister lediglich mit, wie unsere jeweilige Website genutzt wird (keine Angaben über Sie persönlich).

7. Änderungen der Richtlinie

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung für unsere Webseite jederzeit und ohne Angaben von Gründen anzupassen, zu ergänzen oder in sonstiger Weise zu ändern. Es gilt die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung gemäss Veröffentlichung auf dem Portal.